Sau nhiều năm đi làm, mình nhận ra thói quen cứu mình

Có một giai đoạn mình tin gần như tuyệt đối vào một lời khuyên rất phổ biến: muốn thay đổi cuộc đời, hãy dậy sớm. Mạng xã hội đầy những video 5 giờ sáng, sách phát triển bản thân nhắc đi nhắc lại về “giờ vàng”, và không ít người thành công kể rằng họ bắt đầu ngày mới khi thành phố còn chưa thức giấc. Nghe rất thuyết phục. Và mình cũng từng lao vào thử, với niềm tin rằng chỉ cần chỉnh đồng hồ báo thức sớm hơn, mọi vấn đề trong công việc sẽ dần được giải quyết.

Nhưng sau nhiều năm đi làm, từ những ngày còn là nhân viên mới loay hoay với deadline, đến khi phải tự quản lý công việc, con người và áp lực dài hạn, mình nhận ra một điều khá ngược đời: thói quen cứu mình không phải là dậy sớm. Dậy sớm có thể tốt, thậm chí rất tốt với một số người. Nhưng nó không phải chiếc chìa khóa vạn năng. Thứ thực sự cứu mình là một thói quen ít hào nhoáng hơn nhiều: biết dừng lại, sắp xếp ưu tiên và làm việc có nhịp độ bền vững.

Nói cách khác, điều giữ mình không kiệt sức không phải là thức dậy lúc 5 giờ, mà là không sống trong trạng thái phản ứng liên tục. Khi đi làm đủ lâu, bạn sẽ thấy người thua cuộc không hẳn là người ngủ dậy muộn hơn, mà thường là người bị công việc kéo đi cả ngày, không biết đâu là việc quan trọng, đâu là việc ồn ào nhưng vô nghĩa.

Vì sao “dậy sớm” dễ bị thần thánh hóa?

Không khó hiểu vì sao dậy sớm trở thành biểu tượng của kỷ luật. Nó nhìn thấy được, đo đếm được, và rất dễ khoe ra. Bạn có thể chụp ảnh bầu trời 5 giờ sáng, đăng story ly cà phê, quyển sách, bàn làm việc gọn gàng. Trong khi đó, những thói quen thực sự tạo ra hiệu quả dài hạn như biết từ chối họp vô ích, biết nghỉ đúng lúc, biết tập trung sâu 90 phút mỗi ngày lại ít “có hình” hơn nên hiếm khi được tôn vinh bằng.

Mình từng nằm trong nhóm bị hấp dẫn bởi sự lãng mạn đó. Mình nghĩ rằng người dậy sớm mặc định sẽ giỏi hơn, có động lực hơn, năng suất hơn. Nhưng sau một thời gian, mình nhận ra có những ngày mình dậy từ 5 giờ 30, nhưng đến 10 giờ sáng đã đuối năng lượng, đầu óc lơ mơ, dễ cáu gắt và xử lý việc thiếu chính xác. Trong khi đó, có đồng nghiệp bắt đầu ngày làm việc muộn hơn mình 1 tiếng nhưng họ làm đâu ra đó, ít sai, ít phải sửa, và hiếm khi rơi vào trạng thái quá tải.

Nếu nhìn rộng hơn, khoa học về giấc ngủ cũng cho thấy vấn đề không đơn giản là “ai dậy sớm hơn sẽ tốt hơn”. Theo nhiều nghiên cứu về nhịp sinh học, mỗi người có một chronotype khác nhau, tức xu hướng tỉnh táo tự nhiên vào những khung giờ khác nhau. Có người phù hợp với buổi sáng, có người làm việc hiệu quả hơn vào cuối buổi chiều hoặc buổi tối. Điều quan trọng không phải là ép mọi người vào cùng một khung giờ, mà là tìm ra lúc mình có thể tập trung tốt nhất.

Dậy sớm không sai. Sai ở chỗ biến nó thành tiêu chuẩn đạo đức cho năng suất và sự thành công.

Sau nhiều năm đi làm, điều khiến mình mệt không phải thiếu thời gian

Khi mới đi làm, mình thường nghĩ vấn đề của mình là không đủ thời gian. Lúc nào mình cũng thấy thiếu. Thiếu để trả lời email, thiếu để hoàn thành báo cáo, thiếu để học thêm kỹ năng mới, thiếu để tập thể dục, thiếu để nghỉ ngơi. Và giải pháp nghe hợp lý nhất là: dậy sớm thêm 1-2 tiếng.

Nhưng càng làm lâu mình càng hiểu, đa số người đi làm không thực sự thiếu thời gian theo nghĩa tuyệt đối. Thứ họ thiếu là:

• Thời gian chất lượng cao: khoảng thời gian đầu óc đủ tỉnh táo để xử lý việc quan trọng.
• Khả năng ưu tiên: biết việc nào tạo ra 80% kết quả.
• Không gian không bị xao nhãng: không email, không chat, không họp chen ngang.
• Năng lượng tinh thần: để không làm việc trong trạng thái cạn pin.

Một ngày có 24 tiếng là như nhau với tất cả mọi người. Nhưng 2 tiếng đầu ngày khi đầu óc tỉnh táo khác hoàn toàn 2 tiếng cuối ngày khi bạn đã họp 4 cuộc, trả lời 60 tin nhắn và xử lý 10 vấn đề phát sinh. Vấn đề của mình hóa ra không phải dậy lúc mấy giờ, mà là mình để toàn bộ thời gian tỉnh táo nhất cho những thứ không quan trọng.

Có thời điểm, thói quen buổi sáng của mình rất “đẹp”: dậy sớm, uống nước, đọc sách, viết vài dòng nhật ký, nghe podcast. Nhưng khi bắt đầu vào làm, mình vẫn mở email trước, rồi trôi theo những thứ khẩn cấp của người khác. Đến cuối ngày, việc thật sự quan trọng nhất vẫn nằm nguyên đó. Khi ấy mình hiểu một bài học rất đau: nghi thức buổi sáng không cứu được một hệ thống làm việc tệ.

Thói quen thực sự cứu mình: ưu tiên 3 việc quan trọng nhất trong ngày

Nếu phải chọn một thói quen có tác động lớn nhất đến sự nghiệp và sức khỏe tinh thần của mình, đó là: mỗi ngày chỉ xác định 3 việc quan trọng nhất cần hoàn thành. Nghe rất đơn giản, thậm chí tầm thường. Nhưng đây là thứ thay đổi cách mình làm việc nhiều hơn bất kỳ app quản lý công việc hay video “morning routine” nào.

Vì sao chỉ 3 việc?

Bởi vì danh sách việc cần làm của người đi làm luôn có xu hướng vô hạn. Nếu bạn ghi 12 đầu việc trong ngày, khả năng cao bạn sẽ sống với cảm giác thất bại dù đã làm rất nhiều. Còn khi bạn xác định rõ 3 việc mang tính quyết định, bạn bắt đầu ngày mới với định hướng rõ ràng hơn: hôm nay nhất định phải xong cái gì.

Mình thường chia 3 việc này theo nguyên tắc:

• 1 việc tạo giá trị dài hạn: ví dụ viết đề xuất chiến lược, hoàn thành bản kế hoạch, học một kỹ năng phục vụ công việc.
• 1 việc vận hành bắt buộc: họp quan trọng, xử lý báo cáo, chốt đầu việc với team.
• 1 việc giảm áp lực tương lai: xử lý việc tồn đọng, chuẩn bị tài liệu trước, sắp xếp lại lịch tuần.

Khi làm được 3 việc này, ngày làm việc của mình có cảm giác “đã sống có chủ đích”, thay vì chỉ phản ứng với vô số thứ xuất hiện bất ngờ.

Cách áp dụng thực tế

Mỗi tối hoặc đầu ngày, mình dành 10 phút viết ra 3 việc quan trọng nhất. Không phải 3 việc dễ nhất, cũng không phải 3 việc gấp nhất theo cảm giác, mà là 3 việc nếu hoàn thành sẽ khiến ngày hôm đó có ý nghĩa nhất.

Ví dụ, một ngày trước đây của mình có thể là:

• Trả lời 27 email
• Tham gia 4 cuộc họp
• Sửa một vài file nhỏ
• Chat với nhiều bộ phận để cập nhật tình hình

Nghe bận rộn, nhưng cuối ngày mình vẫn thấy trống rỗng vì dự án quan trọng nhất không nhích được bao nhiêu. Sau này, mình đổi sang kiểu:

• Hoàn thành bản nháp proposal 5 trang trước 11 giờ
• Chốt phạm vi công việc với đối tác trong cuộc họp 14 giờ
• Dọn sạch 15 email tồn đọng có ảnh hưởng đến deadline tuần này

Sự khác biệt nằm ở chỗ: mình không còn đánh đồng bận với hiệu quả.

Thói quen thứ hai cứu mình: chặn thời gian tập trung sâu

Một trong những phát hiện lớn nhất của mình sau nhiều năm đi làm là năng suất không đến từ việc kéo dài thời gian làm việc, mà đến từ việc bảo vệ thời gian tập trung sâu. Nói đơn giản, đó là khoảng thời gian bạn chỉ làm một việc quan trọng, không bị phân tâm bởi thông báo, cuộc gọi, tin nhắn hay các tab trình duyệt vô tận.

Nhiều khảo sát về nơi làm việc hiện đại cho thấy nhân viên có thể bị gián đoạn liên tục trong ngày. Có nghiên cứu chỉ ra rằng sau mỗi lần bị ngắt quãng, não bộ cần thêm thời gian để quay lại trạng thái tập trung ban đầu. Điều này giải thích vì sao một công việc vốn chỉ cần 60 phút có thể bị kéo thành 3 tiếng nếu bạn vừa làm vừa trả lời chat.

Với mình, thói quen cứu cánh là:

• Chặn 60-90 phút đầu ngày cho việc khó nhất.
• Tắt thông báo không cần thiết trên điện thoại và máy tính.
• Không mở email ngay khi bắt đầu làm việc, trừ khi công việc của mình phụ thuộc trực tiếp vào email.
• Gộp việc giao tiếp vào 2-3 khung giờ thay vì trả lời rải rác cả ngày.

Thói quen này thực tế hơn nhiều so với việc ép mình dậy thật sớm nhưng rồi lại lãng phí năng lượng vào việc vụn vặt. Có những ngày mình không dậy sớm, nhưng chỉ cần giữ được một block 90 phút tập trung thật sự, hiệu quả còn tốt hơn cả một buổi sáng dài nhưng bị xé lẻ thành hàng chục mảnh.

Người đi làm không chết vì thiếu nỗ lực. Họ thường kiệt sức vì sự phân mảnh.

Thói quen thứ ba cứu mình: nghỉ có chủ đích, không đợi kiệt sức mới nghỉ

Đây có lẽ là điều mình học muộn nhất. Trước đây, mình xem nghỉ ngơi là phần thưởng sau khi hoàn thành công việc. Nghĩa là phải làm xong đã, phải cố thêm chút nữa đã, phải chịu thêm vài tuần áp lực đã rồi mới nghỉ. Vấn đề là công việc gần như không bao giờ “xong” theo nghĩa tuyệt đối. Deadline này qua sẽ có deadline khác. Dự án này đóng lại sẽ có dự án mới mở ra.

Kết quả là mình bước vào một vòng lặp rất quen thuộc của dân văn phòng:

• Đầu tuần hừng hực khí thế
• Giữa tuần bắt đầu đuối
• Cuối tuần mệt rã rời, chỉ muốn nằm im
• Chủ nhật tối lại lo âu vì thứ Hai

Sau này mình thay đổi bằng một nguyên tắc đơn giản: nghỉ là một phần của hiệu suất, không phải phần đối lập với hiệu suất. Mình bắt đầu lên lịch cho nghỉ ngơi như lên lịch cho công việc.

Những kiểu nghỉ ngắn nhưng hiệu quả

• Nghỉ 5-10 phút sau mỗi 60-90 phút tập trung: đứng dậy, đi lại, nhìn xa để mắt bớt mỏi.
• Đi bộ ngắn giữa giờ: chỉ 10-15 phút cũng giúp đầu óc thoáng hơn đáng kể.
• Ăn trưa không cầm điện thoại: nghe có vẻ nhỏ, nhưng giúp não thật sự chuyển trạng thái.
• Đóng máy đúng giờ ít nhất vài ngày trong tuần: để cơ thể hiểu rằng công việc có biên giới.

Nhiều người đánh giá thấp tác dụng của những khoảng nghỉ ngắn. Nhưng trong thực tế, khi mình duy trì được nhịp nghỉ đều, số lỗi trong công việc giảm rõ rệt, khả năng kiềm chế cảm xúc tốt hơn, và quan trọng nhất là mình không còn cảm giác bị công việc nuốt trọn.

Thói quen thứ tư cứu mình: ghi chép để giải phóng đầu óc

Một nguyên nhân khiến dân công sở luôn thấy mệt là họ cố nhớ quá nhiều thứ trong đầu: deadline, ý tưởng, việc phải theo dõi, ai đang chờ phản hồi, tài liệu cần xem lại. Bộ não không được thiết kế để lưu trữ hàng chục lời nhắc mở cùng lúc. Nó giỏi xử lý, liên tưởng, sáng tạo; nhưng nếu dùng nó như một danh sách việc cần làm sống, bạn sẽ nhanh chóng quá tải.

Thói quen giúp mình nhẹ đầu hơn rất nhiều là viết mọi thứ ra ngoài. Có thể là sổ tay, ứng dụng notes, phần mềm quản lý việc, hay đơn giản là một file văn bản. Quan trọng là đừng để các việc lơ lửng trong đầu.

Mình thường ghi 4 nhóm nội dung

• Việc phải làm: có deadline rõ ràng.
• Việc đang chờ người khác: để biết khi nào cần follow-up.
• Ý tưởng nảy ra bất chợt: lưu lại thay vì để nó chen ngang việc chính.
• Nỗi lo mơ hồ: viết ra để nhìn xem đó là việc cụ thể hay chỉ là cảm giác.

Nghe rất cơ bản, nhưng khi làm đều, mình thấy đầu óc đỡ ồn hơn hẳn. Đặc biệt vào buổi tối, thay vì mang nguyên một mớ suy nghĩ lên giường, mình viết xuống những việc cần xử lý ngày mai. Cảm giác lúc đó giống như đóng bớt các tab đang mở trong não.

Thói quen thứ năm cứu mình: học cách nói “không” một cách chuyên nghiệp

Đây là kỹ năng khó, nhưng cực kỳ quan trọng với bất kỳ ai đã đi làm vài năm. Khi bạn có năng lực hơn, trách nhiệm cao hơn, người khác cũng sẽ tìm đến bạn nhiều hơn. Nếu không có ranh giới, bạn dễ trở thành người ôm việc, chữa cháy, hỗ trợ tất cả mọi thứ nhưng lại không còn sức cho mục tiêu quan trọng nhất của mình.

Nói “không” không có nghĩa là thiếu hợp tác. Nó có thể là:

• “Hiện tại mình chưa thể nhận thêm, mình có thể hỗ trợ vào thứ Năm.”
• “Việc này cần ưu tiên hơn đầu việc A không? Nếu có, mình sẽ đổi thứ tự.”
• “Mình nghĩ người phù hợp hơn cho việc này là bộ phận X.”
• “Mình cần thêm thông tin trước khi cam kết thời gian.”

Trong công việc, sự chuyên nghiệp không chỉ nằm ở khả năng nhận việc, mà còn ở khả năng đánh giá công suất thật của bản thân. Từ khi học cách từ chối lịch sự và rõ ràng, mình bớt hẳn cảm giác làm mãi không hết việc. Quan trọng hơn, mình có thể giữ chất lượng cho các đầu việc đã nhận, thay vì gật đầu mọi thứ rồi làm cái nào cũng dở dang.

Không phải dậy sớm, mà là hiểu cơ thể và nhịp sống của mình

Đến đây, có thể nhiều người sẽ hỏi: vậy có nên dậy sớm không? Câu trả lời của mình là: nếu hợp với bạn thì có. Nếu dậy sớm giúp bạn có khoảng lặng trước khi ngày làm việc bắt đầu, giúp bạn tập thể dục, đọc sách, chuẩn bị tinh thần tốt hơn, thì đó là một thói quen đáng giữ. Nhưng nếu bạn đang ngủ quá ít, ép cơ thể vào một lịch sinh hoạt không phù hợp, rồi cả ngày sống trong uể oải, thì dậy sớm chỉ là một vỏ bọc của kỷ luật.

Mình từng có thời gian ngủ dưới 6 tiếng để duy trì hình ảnh “người chăm chỉ”. Nhưng hiệu suất thật sự không tăng. Theo khuyến nghị phổ biến từ các tổ chức y khoa, người trưởng thành thường cần khoảng 7-9 tiếng ngủ mỗi đêm để duy trì chức năng nhận thức, trí nhớ và khả năng điều tiết cảm xúc. Nếu cắt ngủ để đổi lấy vài giờ thức sớm, bạn có thể đang vay nợ năng lượng từ chính ngày mai.

Sau cùng, điều mình nhận ra là công việc bền vững không đến từ việc cố sống giống ai đó thành công trên internet. Nó đến từ việc hiểu rất rõ:

• Mình tập trung tốt nhất vào khung giờ nào
• Mình dễ kiệt sức vì điều gì
• Mình cần bao nhiêu thời gian nghỉ để hồi phục
• Mình nên làm việc theo nhịp dài hay chia chặng ngắn
• Điều gì thực sự tạo ra giá trị trong công việc của mình

Một công thức thực tế hơn cho người đã đi làm nhiều năm

Nếu phải gói lại toàn bộ bài viết này thành một công thức ngắn gọn, mình sẽ đề xuất 5 bước sau, thực tế hơn rất nhiều so với việc chỉ cố dậy sớm:

• Chọn 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày
• Bảo vệ 60-90 phút tập trung sâu
• Nghỉ ngắn có chủ đích trước khi kiệt sức
• Viết mọi thứ ra ngoài để giảm tải đầu óc
• Nói “không” với những việc không phù hợp ưu tiên

Năm bước này không hào nhoáng. Nó không tạo cảm giác thay đổi cuộc đời chỉ sau một đêm. Nhưng nó giúp mình làm việc bình tĩnh hơn, ít hoảng loạn hơn, và giữ được sức bền trong những giai đoạn áp lực cao. Sau nhiều năm đi làm, mình tin rằng sự nghiệp không được cứu bởi những cú bứt tốc ngắn hạn, mà bởi những thói quen giúp mình không gãy giữa đường.

Kết luận: đừng hỏi mình dậy lúc mấy giờ, hãy hỏi mình sống ngày đó ra sao

Nếu có ai hỏi bài học lớn nhất mình rút ra sau nhiều năm đi làm là gì, mình sẽ nói: đừng quá ám ảnh bởi giờ thức dậy, hãy quan tâm hơn đến cách bạn sử dụng năng lượng, sự chú ý và giới hạn của mình. Dậy sớm có thể là một công cụ. Nhưng nó không phải cứu tinh. Cứu tinh thực sự là một hệ thống sống và làm việc khiến bạn không phải đánh đổi sức khỏe, sự bình an và chất lượng công việc chỉ để trông có vẻ kỷ luật.

Nếu bạn đang mệt, đang thấy ngày nào cũng bận mà vẫn không tiến lên, có lẽ bạn không cần một chiếc đồng hồ báo thức sớm hơn. Có lẽ bạn cần một cách làm việc rõ ràng hơn, tử tế hơn với chính mình hơn.

Hãy thử ngay từ ngày mai: viết ra 3 việc quan trọng nhất, dành 90 phút đầu ngày cho việc khó nhất, và cho bản thân quyền nghỉ trước khi kiệt sức. Sau một tuần, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ hơn nhiều so với việc chỉ ép mình dậy sớm thêm một tiếng.

Nếu bạn từng có trải nghiệm tương tự, hãy tự hỏi: thói quen nào mới thật sự cứu mình trong những năm đi làm? Khi trả lời được câu hỏi đó, bạn sẽ bắt đầu xây một nhịp sống bền vững hơn, thay vì chỉ cố chạy nhanh hơn.